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Récemment, une cliente nous a fait remarquer que nous avions « oublié » de lui rembourser son dépôt de garantie…

Exemple de facture finale Modulobox

Elle avait raison ! J’ai volontairement mis des guillemets à « oublié » pour vous donner une image de ce qu’à certainement pensé notre cliente… Je lui ai dit que l’oubli était bien involontaire, mais j’ai bien senti qu’elle ne m’avait cru qu’à moitié. J’étais d’ailleurs très embêté.

 

Malgré tous les contrôles, celui-ci nous était passé sous le nez. Le virement a bien sûr été effectué immédiatement.

Il est vrai que, normalement, nous n’encaissons pas les cautions. Nous demandons un chèque qui reste dans le dossier, et que nous restituons, barré & annulé, après la résiliation.

Nous restituons d’ailleurs également l’autorisation de prélèvement, barrée annulée de même.

Nous n’encaissons pas les cautions parce que je considère qu’un déménagement représente déjà tellement de frais, qu’il est un peu idiot de rajouter des dépenses inutiles.L’idée est de vous rassurer et que vous puissiez savoir où se trouvent ces documents… c’est-à-dire dans votre poubelle  et non pas dans la « nature » !

En l’occurrence, la cliente n’avait pas de chéquier disponible et nous a donc déposé la caution en espèces. Ce qui était très rare encore l’année dernière, risque de devenir plus fréquent. La fin des chèques est annoncée et nous préparons avec notre partenaire bancaire la transition. C’est pourquoi j’ai immédiatement modifié et programmé notre logiciel de suivi (tout l’intérêt d’avoir la main sur le code !) afin qu’une alerte visuelle, déjà, apparaisse automatiquement au moment de la clôture d’un compte client:

J’ai ensuite déjà commencé à programmer une solution plus sûre: impossibilité d’exécuter la commande de clôture de compte si la caution n’est pas soldée…

Bref, tout cela est un peu technique, mais le principal à retenir est que nous essayons dans la mesure du possible de toujours tenir compte de nos erreurs et de tout mettre en oeuvre afin que cela ne se reproduise pas.